Facilitácia ideačného workshopu
- luciazck7
- Dec 20, 2024
- 4 min read
V rámci Student service design challenge bola jedna z mojich hlavných úloh facilitácia ideačného workshopu. Okrem samotného vedenia bolo treba si urobiť research, pripraviť scenár, regrutovať účastníkov aj urobiť finálne vyhodnotenie.
Ako to celé prebiehalo?
Pred workshopom
Častokrát keď sme na nejakom evente alebo workshope, vyzerá to všetko tak jednoducho. Aby sa to ale mohlo celé odohrať, je potrebná dlhá príprava a myslenie aj na najmenšie detaily.
Pred ideačným workshopom sme sa tak zamerali na viaceré ciele:
Všeobecná príprava. Zodpovedali sme si základné otázky, ako dátum workshopu, kto sa ho môže zúčastniť, aký ideálny počet ľudí v skupine by mal byť či aké sú prípadné prekážky a blockery. Samozrejme trebalo pripraviť aj praktické veci ako lepíky, perá, občerstvenie či budget.
Prieskum o cieľovke. Bolo dôležité zistiť si o našej cieľovke čo najviac. Ako rozmýšľajú a aké majú návyky? Chceli sme vedieť, čo čakať a vytvorili sme si vopred aj nejaké hypotézy.
Regrutácia. Spísali sme si základné regrutačné kritériá (vek 50-65, sú ochotní prísť osobne do Prahy, majú skúsenosť s prvou pomocou ale nemusia mať kurz prvej pomoci, vylúčili sme zdravotníckych pracovníkov). Následne sme zostavili dotazník, ktorý sme zdieľali na sociálnych sieťach a medzi známymi. Dohodli sme sa na zostave 5 ľudí z cieľovky a 1 expert na 1 facilitátora.
Research ideačných techník. Pre mňa veľmi zaujímavá časť, kedy som zablúdila do množstva kníh, ktoré mam doma na poličke, v počítači alebo sa spýtala kamošov dizajnérov. Pozreli sme sa na množstvo techník a zvažovali, ktorá by dávala vzhľadom na čas, tému a očakávaný outcome zmysel.
Plán a scenár workshopu. Následne sme začali zostavovať plán workshopu, od privítania, icebreaker aktivity, ideačných techník, prestávok až po záver. Pozreli sme sa na časové možnosti tak, aby sme získali dostatok insightov ale zároveň to neprehnali a účastníci nestratili všetku energiu. Záver sme mali naplánovaný v dvoch možnostiach, podľa toho, ako workshop pôjde. Toto bolo pre mňa dôležité kvôli tomu, že ak je človek takto vopred pripravený, neostane nepríjemne prekvapený.
Poradenie sa so skúsenejšími. Od skúsenejších mentorov sme získali cenné rady, ako workshop viesť a čomu sa prípadne vyhnúť. Dôležité bolo tiež rozdelenie rolí. Okrem facilitárora (v tomto prípade mňa), sme si zvolili aj experta (Káju), ktorá sa aktívne zúčastnila workshopu v tejto roli. Janča bola notetaker, aby sme mali aj poznámky v prípade, že technológia zlyhá.
Počas workshopu
Workshop sa konal v Prahe a trval 3 hodiny. Prišlo všetkých 5 naregrutovaných účastníkov. Prišli opatrne, nevedeli čo čakať a báli sa, že nám nebudú mať čo ponúknuť. Toto som sa im snažila hneď vyvrátiť, aby chápali, že ich nejdeme skúšať. Snažila som sa to otočiť na to, že sa ideme skor „hrať“.
Práve vďaka humoru a úvodnému neformálnemu rozhovoru sa atmosféra veľmi dobre uvoľnila. Potom sme už pokračovali podľa nášho plánu:
Icebreaker aktivitka: Aby sme sa dostali bližšie do témy prvej pomoci, túto tému sme zvolili aj na icebreaker aktivitu. Neformálne úvodné rozhovory sme mali za sebou a bolo pre nás v poriadku prejsť k téme. Rozprávali sme sa o tom, aké majú skúsenosti s podaním prvej pomoci. Zo začiatku boli opatrní, ale diskusia sa rýchlo rozbehla a hneď v prvých minutách sme získali obrovské množstvo insightov.
Crazy 8s. Stará dobrá ideačná technika. Túto klasiku sme zvolili najmä kvôli svojej jednoduchosti. Naša cieľovka nie sú dizajnéri a potrebovali niečo jednoduché a hravé, ako pristúpiť ku generovaniu nápadov. Pýtali sme sa ich na to, čo by mohlo pomôcť prekonať paralýzu a paniku pri kritickej situácii.
Diskusia a clustering. Následne sme si všetko sclustrovali a viedli sme diskusiu o tom, čo všetko by vedelo pomôcť a čo všetko vieme ako ľudia urobiť, aby sme zlepšili svoju pripravenosť.
Ideačné cvičenie. Následne sme dali našej skupinke voľnú ruku – či už chcú písať, kresliť alebo inak prejaviť svoje nápady. Zamyslieť sa mali nad ideálnou situáciou, predstaviť si, že sú momentálne absolútne ideálne pripravení podať prvú pomoc. Odpovedať tak mali na otázku, čo v predchádzajúcich 5 rokoch robili inak, aby to viedlo k tejto pripravenosti?
Po workshope
Získali sme obrovské množstvo nápadov, insightov ale aj pocitov, ktoré sme potrebovali nejakým spôsobom spracovať.
Upratanie Miro boardu. Všetko sme v rámci projektu mali v Miro. Aby sa nič nestratilo, hneď najbližšie dni sme všetko nahádzali práve tam, aby sme to tam mali stále pripravené.
Clustering. Následne sme clustrovali všetky nápady a snažili sa hľadať patterny.
Mentoring. Stretli sme sa s naším mentorom, ktorý nám pomáhal počas celého projektu. Ukázali sme mu naše výstupy a spoločne sme sa bavili o tom, akým smerom by bolo fajn sa uberať.
Výber témy. Následne sme si zorganizovali vlastnú ideačnú session v rámci našej pracovnej skupinky, aby sme videli, kto ako rozmýšľa a ako vníma všetky inputy, ktoré sme od našej cieľovky získali.
Reflexia
✓ Potvrdilo sa mi, že príprava je dôležitá. Napriek tomu, že to bol môj prvý väčší. workshop na facilitáciu, vďaka svedomitej príprave bol stres o to menší.
✓ Okrem veľmi príjemného dňa som mala radosť najmä z toho, že som získala nový skill. Odvtedy som viedla aj ďalší ideačný workshop a cítila som sa pri tom oveľa sebavedomejšie.
✓ Práve takéto workshopy sú dôležité na vyskúšanie rôznych dizajnových a ideačných techník. Už len počas prípravy si človek načíta obrovské množstvo materiálov.
ㄨ Občas je problém, ak sa človek hrozne upne na nejaké riešenie a to sa mu nepotvrdí. Keď sme sa rozhodovali, ako ďalej, museli sme hľadať kompromis.
ㄨ Aj keď som bola dobre pripravená, v strede workshopu sme mierne museli zmeniť otázku k ideačnému cvičeniu, vzhľadom na výsledky našich rozhovorov. Treba s týmto rátať a naozaj zvážiť všetky možnosti, prípadne improvizovať.
Jeden z najmilších momentov celého workshopu bolo odmietnutie odmeny. Pôvodne sme ponúkali 500 Kč. Nemali sme obrovský budget, ale chceli sme ľudí aspoň nejako motivovať, aby prišli. Workshop sa im tak páčil, že sa odmeny nakoniec väčšina zriekla :)
Σχόλια